Hay varias formas de abordar este desafío según la necesidad y el presupuesto.
Para empezar, creo que es importante identificar que hay una diferencia entre las firmas electrónicas y las firmas digitales. Una firma electrónica suele ser una imagen digital de su firma (ya sea escaneada o creada digitalmente) que se coloca como una capa sobre el documento original. Las firmas digitales son un tipo de firma electrónica que encripta documentos con códigos digitales que son particularmente difíciles de duplicar y, por lo tanto, tienen una mayor admisibilidad legal.
Las firmas electrónicas se pueden hacer de varias maneras. Adobe Acrobat, por ejemplo, admite colocar una copia digital de su firma en un documento escaneado o PDF generado electrónicamente. La aplicación de la firma varía según la versión de Acrobat que esté utilizando, pero busque una opción que diga algo como “Rellenar y firmar” o “Colocar firma”. Adobe normalmente le dará cuatro opciones para crear una firma:
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- Dibujar mi firma: le permite dibujar su firma con un mouse, stylus, etc.
- Uso e imagen: cargue una versión digital existente de su firma
- Escriba mi firma: esta opción representa su firma como texto estándar, no es mi primera opción, ya que no es profesional y se duplica fácilmente
- Use una cámara web: esta es una excelente opción para la mayoría de los usuarios. Simplemente firme su nombre en un papel blanco con tinta negra y sostenga el papel frente a su cámara web. Acrobat lo convertirá en una imagen digital.
Si está buscando algo con más certificación, profesionalismo y funcionalidad, sugeriría DocuSign. DocuSign facilita a los usuarios enviar documentos y formularios personalizados a cualquier persona para firmas digitales verificadas. Puede integrarlo en sus propias soluciones con su plan API y proporciona la capacidad de firmar desde cualquier dispositivo.
Una tercera opción sería un sistema de software de gestión de documentos de extremo a extremo. Esto le permitiría crear flujos de trabajo personalizados alrededor de sus documentos que requieren firmas y procesos de compilación, que pueden ser auditados, alrededor de documentos que actualmente requieren firmas pero que pueden no ser digitales. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones aún procesan formularios de solicitud de vacaciones con un documento en papel flotando entre el empleado, el gerente y RR.HH. para firmas y aprobaciones. En este caso, la firma solo se usa para verificar que fue aprobada, allí (en su mayor parte) no es legalmente necesaria. Se puede usar un flujo de trabajo del sistema de gestión de documentos para enrutar el documento de solicitud de vacaciones entre usuarios mientras se captura electrónicamente quién lo miró, quién lo aprobó y cuándo.
