Todas las oficinas prósperas necesitan una buena impresora, copiadora, escáner para mantener un entorno productivo, pero debido a la administración de costos prohibitiva, se pasa de comprar o alquilar equipos.
Durante los años 80 o 90, cuando la tecnología digital comenzaba a surgir, la impresora, la copiadora y el escáner de la oficina eran demasiado caros que tener uno es casi imposible. Sin embargo, había opciones disponibles incluso para que las empresas posean o arrienden equipos de oficina. De hecho, la idea se incendió desde el principio que al menos el 50% de las empresas optaron por arrendar solo, mientras que el otro 50% seguía comprometido a ser propietario.
A medida que la tecnología digital maduró y los fabricantes perfeccionaron el proceso, el costo del equipo de oficina fue a la baja. Tan asequible, de hecho, que el equipo de oficina se puede tener a menos de 100 dólares y la tienda de tinta y tóner se ha vuelto conveniente incluso encontrar en línea. Aunque, los tipos de gama alta siguen siendo restrictivos. Tener que comprar estos dispositivos, incluida una máquina de fax, continúa atormentando a las organizaciones, en particular a las startups y a las pequeñas y medianas empresas.
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El verdadero avance se produjo con el desarrollo de impresoras multifunción (MFP) que revolucionó la industria de equipos de oficina. Todas las funciones, imprimir, copiar, escanear y enviar o recibir mensajes de fax están integradas en una sola máquina. Este desarrollo no solo hizo que el costo fuera asequible, sino que también redujo considerablemente la huella de la oficina del dispositivo. Sin embargo, la euforia fue de corta duración, porque el costo de mantenimiento, servicio y actualización de la máquina surgió como el siguiente dolor en el cuello de las oficinas y organizaciones.
Debido a la dificultad de mantener una máquina en funcionamiento, la mayoría de las empresas prefieren arrendar a tener una. En la actualidad, alrededor del 80% de las organizaciones, las corporaciones comerciales han optado por arrendar sus equipos de oficina. Esto es una buena medida, imagínese que poseer uno costará de $ 8,000 a $ 10,000, una gran parte de la inversión que puede quedar desactualizada y obsoleta en 2 o 3 años. Esto es posible porque la tecnología se está moviendo a un ritmo rápido.
Comprar o poseer una impresora, copiadora, equipo de oficina con escáner ofrece beneficios como cero cargos e intereses asociados con el arrendamiento. Y el hecho de que las pequeñas empresas prefieran operar regularmente con poca o ninguna deuda, poseer o comprar la máquina es la mejor opción.
Por otro lado, si la preferencia de las empresas y organizaciones es una indicación, el alquiler de equipos de oficina se convierte en una mejor opción.
Al final del día, la decisión de comprar o arrendar una impresora, copiadora, escáner debe basarse en cómo la máquina puede ayudar a facilitar la operación de la oficina, así como los objetivos comerciales.
¿De cuál es mejor tener en la oficina?
