Cómo organizar un evento exitoso

Tengo cierta experiencia organizando algunos eventos universitarios (Tedx, Antaragni). Insertaré algo de experiencia y planificación (como Head, Show Management) que hice para Antaragni, pero trataré de generalizar esta respuesta para cada tipo de eventos.
Puedes leer sobre Antaragni aquí: Antaragni, Antaragni (mira las fotos y conocerás la escala de este evento 🙂)

Esta será una respuesta larga ya que la planificación y gestión de eventos contiene varios aspectos y trataré de incluir todo lo que pueda. Tenga paciencia para leer.

Primero divida la preparación en cuatro marcos de tiempo: 1. Planeando meses por delante 2. Organizando 2 semanas de antemano 3. Trabajando 24 horas antes del evento 4. Administrando el día del evento

Veamos cada parte una por una:

Parte 1: Planeando meses por delante

a. Defina el propósito del evento : Tener una o dos oraciones en su cabeza lo ayudará a dirigir el evento en la dirección correcta. ¿Estás planeando educar a tu comunidad? ¿Persuadir a los posibles donantes de fondos? ¿Para celebrar un individuo o grupo de individuos específicos? Consigue lo más estrecho posible. Lo que sea que esté haciendo (ya sea educando, persuadiendo, celebrando, etc.), ¿por qué lo está haciendo?
– Piense en ello como su declaración de misión. Tu marco para el éxito. Cuando sabes exactamente lo que quieres hacer, ¡es mucho más fácil hacerlo!
En mi caso, ya estaba predefinido, por lo que no tuve que hacer una lluvia de ideas para ello.

si. Establecer metas : ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No cuántas personas quieres que aparezcan, ni el hecho real de que el evento esté sucediendo, ¿qué quieres obtener de esto? ¿5 personas para alejarse de una nueva parte de su organización? $ 1,000 recaudados? ¿Mentes cambiadas? ¿Gente emocionada?
– Piense en las tres cosas principales que desea que sucedan como resultado de este evento y concéntrese en que se conviertan en realidad. Tal vez una meta es financiera, una es social y otra es personal. ¡Tu decides!
En Antaragni, nuestro objetivo principal era hacer una celebración de cuatro días para los jóvenes junto con algunos mensajes sociales y mucha diversión. Al establecer objetivos, incluimos lo que no se hizo en Antaragni anterior junto con algunas de las cosas de nuestro sueño Antaragni, pero finalmente el objetivo principal era brindar a las personas una plataforma para realizar y mostrar su talento y habilidades y brindarles goces inimaginables durante el festival .

do. Reúna un buen equipo y voluntarios: los buenos miembros del equipo con diferentes habilidades son una necesidad. Pueden ayudar con todo, desde la preparación de horarios y presupuestos, hasta hacer invitaciones y carteles, dar la bienvenida a los invitados y hacer el trabajo sucio de limpiar después. En otras palabras, pueden ayudarlo a hacer las cosas. Y si puedes, ¡consigue voluntarios en quienes confíes!
– Asegúrese de mantener a los miembros del equipo y supervisores “al día” con sus planes. La colaboración puede facilitar su trabajo. Cuando les pidas ayuda, sé lo más completo posible desde el principio sobre las expectativas para ellos y su nivel de participación.
– Si no se encuentra en una situación en la que sea posible encontrar voluntarios, ¡contrate un equipo! Todo depende del tipo de evento que estés organizando. El lugar puede proporcionarle uno o puede recurrir a una agencia de personal de terceros.

En nuestro caso, éramos un grupo de muchachos entusiastas con experiencia en la organización de Antaragni, seleccionados como Antaragni Core Team, por lo que sabíamos a fondo sobre la organización, pero aprendimos muchas cosas nuevas durante el proceso. También tuvimos un apoyo y una dedicación abrumadores de más de 500 estudiantes que trabajan para que sea exitoso. El éxito de Antaragni va en gran medida a los ejecutivos y voluntarios junior, que trabajan en niveles más bajos pero hacen una gran contribución.
La estructura de nuestro equipo fue:
Equipo Central -> Ejecutivos Senior -> Ejecutivos Junior -> Voluntarios
re. Prepare un presupuesto: se deben incluir todos los gastos, ingresos, patrocinadores y gastos eventuales posibles. Si no presupuesta, terminará con un fajo de recibos, una billetera vacía y no tendrá idea de qué diablos sucedió. ¡Sea realista desde el primer día para que no se vean sorpresas el día de!
– Encuentre formas de mantener bajos los costos. ¿Puedes conseguir voluntarios para trabajar gratis? Reduzca costos para actividades redundantes y no necesarias. Recuerda: una reunión pequeña y simple que va bien siempre es más impresionante que una fiesta organizada al mínimo que es un fracaso.
– Mantenga siempre alrededor del 10% de su presupuesto total como amortiguador en caso de emergencia.
En Antaragni’13, teníamos poco dinero hasta el final, así que tuve que hacer muchos recortes de costos y, independientemente de la inflación, pudimos reducir algunos costos en un 20%, y algunos patrocinadores llegaron al final, y pudimos montar un gran espectáculo.

mi. Decida una hora y un lugar: esto es lo más importante cuando se trata de su evento. ¿A qué hora y en qué lugar hará que la gente diga: “Sí, iré a eso”? Desea un momento en que todos sean libres y un lugar que sea conveniente. ¡Y algo que puede permitirse reservar!
– Por supuesto, ciertos lugares necesitan reserva. Póngase en contacto con el lugar que está pensando usar lo antes posible. ¡Pueden estar más ocupados que tú!
– Haga todas sus reservas con mucha anticipación y confirme nuevamente una semana antes. Esto es muy importante porque será lo último que querrá tratar justo antes de su evento.

F. Piense en logística: logística para todo. ¿Cómo será el estacionamiento? ¿Qué pasa con la accesibilidad para discapacitados? ¿Qué puedes hacer con el tamaño de tu espacio? ¿Qué equipo necesitarás? ¿Qué artículos adicionales (agua potable para altavoces, insignias, folletos) necesitará que serán gastos adicionales? ¿Cuántas personas se necesitan para que realmente funcione sin problemas?
– Es importante sentarse un momento con usted (y con su equipo) y considerar todos los lados de la historia. ¿Hay algún obstáculo que pueda preverse y prevenirse? ¿Algún invitado especial que deba ser acomodado? ¿Alguna excepción que deba hacerse?
En Antaragni’s anteriores, el estacionamiento, el escenario principal y el drenaje en algunos lugares eran una preocupación, y lo tomé en serio y me aseguré de que el departamento de PWD de nuestro instituto compitiera a tiempo con todas las reparaciones y construcciones necesarias.

sol. Piensa en marketing y publicidad : mientras estás en el rol que eres, prepara un borrador del póster. Debe incluir la fecha tentativa, la hora, el lugar y el invitado principal, el nombre del evento y un tema o leyenda para el evento. Dado que es muy temprano, puede tomarse su tiempo para esto, ¡pero es mejor preparar una versión preliminar ahora para ver cómo se combina todo!
– Piense también en otras formas de correr la voz. ¿Explosiones de correo electrónico? ¿Correo postal? ¿Facebook, Twitter, las otras dos docenas de sitios web de eventos (más sobre eso en un momento)? ¿Qué necesitas antes del evento para llevar gente allí y qué necesitas en el evento para mantenerlos?
Contamos con equipos dedicados para actividades de mercadeo y promoción y fueron responsables de manejar patrocinadores, medios de comunicación y otras agencias de publicidad y comenzaron su trabajo alrededor de 7-8 meses antes del festival para hacer todo a tiempo.

h. Organízate: es muy posible que te sientas como un hurón con la cabeza cortada en este momento. Toma un respiro y abre Excel. Prepare un borrador del cronograma de las actividades en el evento. Haga algunas hojas de cálculo para organizar sus pensamientos. Puede parecer un papeleo innecesario ahora, pero en dos meses estarás agradeciendo profusamente a tu yo pasado por cuidarte.
– Prepare una línea de tiempo (con fechas límite) para cada actividad. Escriba los nombres de todos y dónde se necesitan cuando. De esa manera, puede organizarse y responder cualquier pregunta futura de otros.

Parte 2: Organizando 2 semanas de antemano

a. Asegúrese de que todo esté listo: fije la fecha, el lugar, (invitado principal), el personal, el nombre del evento y la etiqueta. ¿Hay algo que pueda salir mal? ¿Algún cambio de última hora que pueda presentarse? En este momento, todo debe escribirse con tinta permanente.

si. Reúnase con su equipo : obtenga la aprobación de su presupuesto, horario, etc., tanto de los miembros del equipo como de los supervisores. En este momento es un buen momento para aclarar todas las preguntas y dudas. ¿Todos conocen sus obligaciones? ¿Se sienten cómodos con todos y cada uno de los problemas?

– Una vez más, reúnase con los miembros del equipo y los voluntarios para intercambiar ideas sobre cualquier problema que pueda surgir. Este es también el momento perfecto para crear un plan de acción.
– Asegúrese de que el equipo no tenga ningún problema interno. Manténgase en contacto con todos los líderes de equipo, así como con los miembros y voluntarios del equipo.
En nuestro caso, solíamos reunirnos diariamente para actualizarnos sobre los desarrollos y los problemas y discutir sobre el próximo curso del plan y las formas de ratificar los problemas.

do. Delegue el trabajo a diferentes personas y deje que una persona con experiencia coordine todas las actividades : si el evento es un megaevento, deje que diferentes personas coordinen diferentes actividades, bajo la supervisión de una persona. Los miembros del equipo deben confiar en el líder del equipo.
– Es una buena idea que una o dos personas dediquen su tiempo a reunirse, saludar y hablar sobre el evento a medida que la gente se filtre y comience el evento. Básicamente son un comité de recepción, que aumentan la moral y hacen que las personas sepan que están en buenas manos.

re. Reúna patrocinadores y otras fuentes de dinero de los delegados : ¡Habrá muchos gastos en las próximas semanas y no querrá que todos salgan de su propio bolsillo! Recoja al menos parte del dinero para cubrir las tarifas iniciales: ¿el lugar, el equipo, los servicios de catering, tal vez? Algunas de estas personas / lugares / cosas pueden requerir un pago antes de que el evento incluso comience a rastrearse.
– Asegúrese de tener un sistema para recibos, confirmaciones, facturas y documentación general. Tendrás que guardar todo y consultarlo más tarde, así que cuanto más organizado estés desde el principio, mejor. Especialmente si una empresa con la que estás trabajando te da ganas.

La mayor parte del dinero utilizado en Antaragni proviene de patrocinadores, y generalmente dan dinero antes de los festivales y algunos de ellos después del festival, por lo que es muy necesario estar en contacto con ellos todo el tiempo.

mi. Comercialice el evento: prepare folletos, publique anuncios, informe a los medios, envíe correos, haga llamadas telefónicas, envíe mensajes a grupos electrónicos y visite posibles participantes o patrocinadores. ¿De qué otra manera la gente sabrá venir? Asegúrese de que la información que está publicando esté completamente completa, dejándolas con solo unas pocas preguntas: ¡después de todo, necesitan algo para intrigarse!
– Piensa en tu público objetivo. Si está tratando de llegar a personas de la tercera edad, no pasará su tiempo enviando Snapchats oportunos. Vaya a los lugares y use las herramientas que usa su audiencia. Que sea lo más accesible y, bueno, lo más normal posible.

Además de esto, las redes sociales son una herramienta muy poderosa para comercializar y promocionar su evento. Antaragni es un festival más juvenil, por lo que el uso de Facebook, Twitter y otros blogs / sitios web desempeñó un papel crucial en la promoción y comunicación con nuestro público objetivo. También utilizamos Facebook para realizar varias competiciones en línea.

F. Reúna los elementos necesarios para el evento: estos elementos pueden incluir medallas, juegos, recuerdos, premios o certificados. Hay muchas cosas pequeñas y cosas que pueden pasar desapercibidas para el ojo inexperto, pero conoces todos los rincones, grietas y lo que sea que lo llene. ¡Y no olvide las mesas, las sillas, el equipo de sonido, los letreros, los manteles y todas esas cosas importantes y grandes!
– Esta es otra cosa en la que deberías sentarte y pensar. No dejes de pensar en ello hasta que hayas encontrado 5 cosas que has olvidado: todo, desde bolígrafos, un botiquín de primeros auxilios, baterías, hielo y cables de extensión. Quiere saber que pase lo que pase, lo tiene cubierto.
Cada vez que empieces a pensar que lo tienes todo cubierto, algunos te dirán elementos que necesitan llamar la atención. Los problemas siguen apareciendo sin importar cuánto planee de antemano, por lo que también debe mantener algunos planes de respaldo.

sol. Haga arreglos para todo: haga arreglos para fotos y videos. Haga arreglos para el transporte de los invitados. Haga arreglos para la comida del equipo de limpieza. La lista podría seguir y seguir, ¡pero nunca podrás organizar tu evento!
– Haga arreglos para comida y refrescos. Este también es un buen momento para prepararse para un alojamiento especial, como para las personas con discapacidades, etc. Verifique si los participantes son vegetarianos o tienen otras necesidades dietéticas específicas.
– Haga arreglos para sillas, mesas, telones de fondo, micrófonos, parlantes, computadoras, proyectores LCD, podios, cualquier cosa que deba instalarse en el lugar.

También confirme sus reservas de todos los lugares, hable con sus proveedores para recordarles sobre el evento. Visite el lugar para ver si todo está en forma. Si algo le molesta, corríjalo de inmediato. También prepare una lista de contactos, que contendrá a cada persona que pueda necesitar durante el evento. No confíes en tus teléfonos móviles porque no podrás cargarlo regularmente, así que guarda una copia impresa de los contactos y distribúyela entre tus compañeros de equipo.

Parte 3: trabajar 24 horas antes del evento

a. Mantén la calma: tienes esto. Es increíblemente importante mantener la cabeza nivelada y no quedar atrapado en un sudor mental. ¡Te has estado preparando durante meses! Todo estará bien. Cuanto más tranquilo esté, más tranquilo estará su equipo y más tranquilo será el evento. Además, ¡todo terminará en breve!
– Seriamente. Lo tienes. Has cubierto todas tus bases, has pensado en todos los posibles problemas
– Si algo sale mal, ya sabes cómo manejarlo. Y recuerda: algunas personas te van a culpar. Un invitado ruidoso, mala comida, pero la gente también sabe que no tienes control sobre nada. Así que relájate. Estarás bien.

si. Haga un último registro con su equipo: asegúrese de comunicarse con todos sobre cómo llegar al lugar y la hora. Lo último que desea es que todo su equipo lo llame de inmediato el día del evento preguntándose dónde diablos está la puerta de atrás.
– Incluso si nadie sale y te hace preguntas, haz tu mejor esfuerzo para evaluar su comportamiento. ¿Todos parecen estar de acuerdo con la descripción de su trabajo? ¿La gente se lleva bien? Si no, hable con ellos y vea si puede resolver los problemas. Tal vez alguien sería más adecuado para un departamento diferente o trabajar con otras personas.
También haga un recorrido completo del evento y vea si se está perdiendo algo y hable con sus compañeros de equipo si encuentra algo.

do. Verifique todas las invitaciones y respuestas: cree una lista de invitados en una hoja de cálculo y obtenga un recuento de cabezas. Para la mayoría de los eventos, el número de personas que confirmaron su asistencia no representará el número de personas que realmente se muestran. Podrías tener 50 personas que dijeron que estarán allí, pero terminarán con 5 o 500. Entonces, si bien debes conocer este número, ¡también debes estar listo para manejar cualquier extremo del espectro!
– Recuerde a los VIP sobre los eventos mientras está en eso. Te sorprendería saber cuántas personas dirán: “Oh, eso es correcto. Eso es mañana, ¿no?” Con una simple llamada telefónica o mensaje de texto, eso se puede evitar.

re. Lista de verificación: haga una lista de verificación de todo lo que se le ocurra. Luego visite el lugar y siga revisando las cosas que escribió en su lista de verificación.
– Vea si todos sus vendedores llegaron y hicieron su trabajo a tiempo.
– Su equipo de huéspedes y hospitalidad está listo para recibir invitados y participantes con todos los artículos.
– Sus arreglos de transporte están funcionando a tiempo.

Parte 4: Día del evento

Así que finalmente ha llegado el día en que espera meses. Todo lo que planees y trabajes duro se pondrá a prueba hoy, así que prepárate y confía.
a. Llegue temprano al lugar con los miembros de su equipo y voluntarios : verifique que todos estén allí y que todos los equipos electrónicos funcionen correctamente. ¿Alguna pregunta de última hora? Si hay tiempo, pasa el Mountain Dew, da una charla animada y ¡descansa! Lo tienes. Estás muy preparado
– Asegúrese de que los organizadores lleven una insignia distintiva o algún otro implemento notable para que los participantes puedan encontrar ayuda si es necesario. A veces los caquis simplemente no son suficientes.

si. Configura todo. Dentro y fuera : ¿Necesita globos en el buzón? ¿Un cartel en la esquina? ¿Qué pasa en las puertas y en el pasillo? Si sus invitados tienen que pasear por un verdadero laberinto, cuantos más signos, mejor.
– Los banners de bienvenida y otra información frente al edificio serán especialmente útiles. Desea que las personas puedan ver desde la calle que ese es el lugar donde deberían estar. No hay preguntas al respecto!
– Hacer un mostrador de recepción y registro. Cuando los invitados entran por la puerta, deben ver exactamente lo que deben hacer. De lo contrario, flotarán inseguros e incómodos. ¿Y recuerdas ese comité de recepción del que hablamos? Haga que alguien en la puerta les dé la bienvenida y responda sus preguntas.
– ¡Pon algo de música! Puede matar cualquier incomodidad que de otro modo podría estar revoloteando.

do. Deje que comience el espectáculo: confirme que todos los miembros de su equipo comiencen eventos, si todo está bien, que comience el espectáculo. Durante el espectáculo, sigue revisando los arreglos para eventos o competiciones de nidos.
Antaragni continúa durante 4 noches y 3 días, e incluye 8 eventos importantes y más de 50 competiciones, todos ocurren en continuaciones. Así que tuvimos que organizar los eventos de todo el día en la mañana para que ningún evento se retrase. Siempre manténgase en contacto con los miembros de su equipo, ya que nuestro campus es muy amplio y vasto, tuvimos que sincronizarnos regularmente.

re. Cuide todas las tareas posteriores al evento : dependiendo de su evento, esto podría variar desde absolutamente nada hasta una larga lista de agradecimientos y recibos. Aquí hay algunas ideas para comenzar:
– Agradezca a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. ¡No podrías haberlo hecho sin ellos!
– Finalizar y liquidar las cuentas. Esto debe hacerse lo más rápido posible. Cuantas menos cuerdas sueltas, mejor.
– Tenga una fiesta de agradecimiento para los que ayudaron. Desea que su equipo se sienta apreciado y que los donantes sientan que marcaron la diferencia en una buena causa.
– Distribuya recuerdos u otras publicaciones a personas relevantes.
– Entregue los recibos a patrocinadores y otros.
– Publique las fotos en el sitio web de su evento.

Has hecho un gran trabajo al organizar tu evento. Puedes dormir un buen rato ahora.

“Este es un gran blog sobre la organización de un evento. He tomado contenidos de aquí ya que no soy bueno con las palabras. Cómo organizar un evento”

Planear un evento a gran escala puede ser estresante y desalentador. No solo tiene que centrarse en la promoción de eventos, sino que debe tener en cuenta los posibles problemas el día de la ejecución. Aquí hay 6 pautas efectivas que puede seguir para asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas y tenga altas tasas de participación:

1. Define qué hace que tu evento sea único

El núcleo de su marketing de eventos debe ser una propuesta de valor o un punto de venta único . Si puede precisar de manera concisa la razón por la cual su evento es especial y vale la pena asistir en una o dos oraciones, la gente no querrá perderse. Para encontrar su propuesta de valor, debe ser capaz de comprender a la audiencia a la que intenta dirigirse y por qué este evento es importante para ellos.

2. Cree una página atractiva de eventos en línea

No le dé a sus asistentes una razón para no asistir a su evento. Incluya todos los detalles relevantes sobre su evento, incluyendo dónde, cuándo, cómo y qué , en una ubicación centralizada. Para informar y atraer a posibles clientes, la descripción de su evento debe ser llamativa, clara y concisa. Por último, asegúrese de que su proceso de registro sea simple y fácil de entender para aumentar las tasas de asistencia.

Ejemplo de cómo se vería una página de evento atractiva que puede ayudarlo a organizar un evento exitoso (Ejemplo de EventBank)

3. Utilice el marketing por correo electrónico efectivo

En una encuesta reciente, Eventbrite y Hubspot descubrieron que el 58% de los vendedores de eventos consideraban que el correo electrónico era su canal promocional más exitoso. Aproveche el poder del correo electrónico para sus campañas de marketing personalizando su marketing por correo electrónico. Puede hacerlo saludando a los invitados directamente con su nombre o segmentando su lista de correo electrónico en secciones más pequeñas. De esta manera, puede incluir información relevante específica que habla a cada grupo. El objetivo es crear correos electrónicos productivos y atractivos que atraerán a más asistentes.

Ejemplo de un diseño de campaña de marketing por correo electrónico desde la plataforma de EventBank.

4. Enviar recordatorios a los solicitantes de registro para garantizar la asistencia

La clave para una alta tasa de participación son los recordatorios repetidos . Los solicitantes de registro a menudo confirman su asistencia a un evento, pero finalmente eligen no asistir porque no se les solicitó más de una vez. Enviar recordatorios por correo electrónico o llamar a oradores clave y solicitantes de registro varias veces en las próximas semanas antes del evento les dará el incentivo para continuar. A veces, todo lo que un posible asistente necesita es un recordatorio amistoso de su próximo evento.

5. Asegúrese de invitar en exceso

No hay forma de controlar o garantizar cuántas personas aparecerán. Por lo tanto, para medir con precisión su participación esperada, debe suponer que no llegará el 10-15%. Invitar en exceso es una buena manera de garantizar una buena asistencia.

6. Marketing de relaciones públicas.

Capture a los asistentes potenciales a través de varios canales de medios, como su audiencia local de televisión o puntos de venta web. Obtenga cobertura de los medios y aumente la exposición de su empresa creando un comunicado de prensa para los medios y los sitios web de la industria. Un lanzamiento atractivo para los medios es una forma efectiva de atraer personas a su evento.

Ejecutando su evento exitoso

Teniendo en cuenta estos seis consejos útiles, podrá atraer de manera efectiva a sus posibles asistentes, lograr una tasa de participación máxima y generar una impresión favorable y duradera de la marca de su empresa en su público objetivo.

Además, una tecnología de gestión de eventos todo en uno mantendrá todo, desde su CRM de membresía hasta sus ventas y marketing, todo en un solo lugar. Esto le permitirá administrar eventos a gran escala de manera mucho más efectiva al centralizar datos cruciales y mantener varios aspectos de su planificación en una conversación entre ellos.

Para obtener más información acerca de la solución integral de Event Marketing Cloud de EventBank, visite Event Marketing Cloud Solution | Banco de eventos.

Si está buscando aprovechar el marketing móvil, también puede consultar estos diez consejos.

Este contenido fue adoptado del artículo de EventBank Insights: “ Cómo organizar un evento exitoso “

Uno de los elementos más críticos para organizar un evento exitoso es la publicidad. Las personas nunca asistirían a eventos de los que no hayan oído hablar o en los que no tengan ningún interés.

Sin embargo, no es tan fácil como simplemente transmitir el mensaje, el mensaje correcto debe llegar a las personas adecuadas en el momento correcto en las plataformas correctas.

Aquí están nuestras PRotips:
1. Desarrollar un marco de comunicación alineado.
2. Cree diferentes mensajes dirigidos para diferentes audiencias.
3. Use un comunicado de prensa para compartir información sucinta e ideas para los medios y personas influyentes.
4. Use las redes sociales para llegar directamente a los consumidores finales.

Como la agencia de relaciones públicas detrás de 5 instalaciones del whisky y licores más grande y premium del sudeste asiático, Whiskey Live Singapore, nuestro trabajo detrás del éxito de estos eventos apenas se consideró una brisa. ¿Cómo la publicidad y la participación activa en la conceptualización del evento llevaron el número inaugural de Whisky Live Singapore de 800 invitados en 2010 a 3,000 en 2016?

Aquí están nuestros puntos de aprendizaje:

Las diferentes plataformas hablan a diferentes audiencias de diferentes maneras. El supuesto de homogeneidad en el público objetivo y la incapacidad de enmarcar y alinear mensajes diversificados son muchos de los organizadores del talón de Aquiles.

Atrás quedaron los días en que una talla para todos. Incluso las comunicaciones de alto presupuesto pueden fallar y ser contraproducentes si las tendencias sociales y los patrones de consumo de información no se analizan a fondo. Tome el anuncio de Pepsi de Kendall Jenner, por ejemplo. No hay tal cosa como mala publicidad? Piensa otra vez.

El truco es obtener una idea de cómo la información es recibida por el público objetivo y la relevancia del contenido. A partir de ahí, formular la estrategia de comunicación.

Un comunicado de prensa puede parecer arcaico para los no iniciados. Sin embargo, ciertamente no ha sobrevivido a su utilidad. Es una herramienta crítica que describe y pone en perspectiva los aspectos más destacados clave de un evento.

Piense en ello como una hoja de trucos. Debe cortar el desorden y llegar al punto. Si tiene un comunicado de prensa de siete páginas (confíe en nosotros, lo hemos visto antes), le sugerimos que lo revise nuevamente y elabore una historia sucinta.

Muchos publicistas sin experiencia también pasan por alto la importancia de las imágenes. Las imágenes hablan más que mil palabras. Las redes sociales han publicado una y otra vez datos sobre cómo las imágenes relevantes captan la atención y aumentan la tracción. En la misma nota, los videos están en una tendencia al alza. Nuestros datos muestran que los videos de 20 a 30 años tienen la mayor audiencia. Y nada es mejor que capturar la atmósfera de un evento exitoso que el metraje real.

¿Cómo organizo un evento exitoso?

El alojamiento de eventos desempeña un papel principal en la gestión y promoción de un evento con éxito. Es fácil de usar, reduce la carga de trabajo y es económico. Debido a sus amplios beneficios, los profesionales en el campo de la gestión de eventos utilizan el sitio web de alojamiento de eventos para promover eventos.

1. Ya sea que realice conferencias , seminarios y espectáculos en vivo , es importante promoverlos a través de canales de marketing digital. Con el uso efectivo de herramientas avanzadas, pueden generar una buena cantidad de ingresos . Son relativamente baratos y reducen la entrada manual .
2. Con el auge de los sitios de redes sociales, las empresas se mantienen conectadas con sus clientes y posibles clientes a través de plataformas o sitios web de redes sociales. Desde eventos pequeños hasta eventos más grandes, organizarlos y promocionarlos ya no es una tarea tediosa debido a la tendencia creciente del sistema de registro de eventos.
3. Mientras busca el sitio web de registro de eventos gratis de costos, elija solo un sitio web auténtico . También debe asegurarse de que pueda cumplir con todos sus requisitos. Puede ingresar detalles importantes como la identificación de correo electrónico para registrarse, la fecha del evento, el tipo, la reserva de asiento , etc.
4. Para completar los requisitos adicionales, es mejor elegir un sitio web que le permita personalizar la página del evento . En esto, puede incluir características que lo ayuden a recopilar información esencial sobre su demografía . Algunos sitios de marketing de eventos realizan un seguimiento de las transacciones de reembolso y ventas .
5. Internet está repleto de sitios que se dedican a organizar un evento perfecto . Sin embargo, elija los mejores y más auténticos sitios que brinden una experiencia impecable tanto a los anfitriones como a los invitados. Los sitios avanzados también le permiten integrar la página del evento a los sitios de redes sociales.

¡¡¡La mejor de las suertes!!!

¡Hola! ¡Buena pregunta!

Como especialista en marketing de eventos, existe una alta probabilidad de que a menudo se concentre en la promoción y la planificación anticipada para garantizar una ejecución sin problemas el mismo día. Para ejecutar un evento asesino, desea buenas tasas de conversión, altas tasas de conversión y una operación de eventos fluida sin contratiempos .

Planear una exitosa campaña de eventos de marketing puede ser estresante, pero en realidad no es tan desalentador siempre y cuando siga estos 8 consejos efectivos para planificar un evento de marketing asesino:

1. Una página de eventos atractiva

Una página de eventos es un sitio único donde su público objetivo puede obtener todos los detalles importantes sobre el evento. Las preguntas sobre quién, cuándo, qué y cómo deben abordarse sucintamente en la página de su evento.

Para atraer a los consumidores a hacer clic en “Registrarse ahora”. botón y asegurar buenas tasas de conversión , debe hacer que la página sea lo más eficaz y atractiva posible centrándose en estos puntos clave:

· Una descripción del evento que atraiga la atención y se centre en las necesidades y deseos de su público objetivo.

· ¡La brevedad lo es todo!

· Imágenes o una breve descripción de los oradores invitados, DJ o invitados VIP que hacen apariciones especiales.

2. Envío de oleadas de correos electrónicos de invitación

Como dijo Conlin Nederkoorn, fundador y CEO de marketing conductual centrado en el cliente : “Si está ejecutando un negocio real, el correo electrónico sigue siendo la forma más efectiva de llegar universalmente a las personas que han expresado interés en su producto o sitio. Por eso, realmente no se puede superar “.

El marketing por correo electrónico es una excelente manera de informar y atraer clientes potenciales para que vengan a su evento, asegurando buenas tasas de participación. Si tiene una lista de posibles clientes, este sería el canal perfecto para comunicarse con sus usuarios activos . Una vez que haya obtenido la lista, aquí hay algunos puntos dignos de nota para enviar correos electrónicos efectivos:

· Envía tus correos electrónicos en oleadas. Si un cliente no confirma su asistencia en la primera oleada de correo electrónico, envíe un recordatorio de seguimiento para instarlo nuevamente a inscribirse en su evento.

· Haga que el tema sea lo más convincente posible encapsulando los objetivos de su evento en frases breves y concisas.

· Incluya un hipervínculo de llamado a la acción al sitio web de la página de su evento para que los clientes se registren para su evento.

3. Promoción de redes sociales

Las redes sociales son una de las herramientas más poderosas del siglo XXI para dirigir el tráfico o la atención a su página de eventos. Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, Snapchat, Wechat, WordPress y Vimeo. ¡Asegúrate de que el anuncio de tu evento se comparta en las 10 principales plataformas de redes sociales en todo el mundo y mira cómo aparecen los Me gusta y las acciones!

4. Marketing de relaciones públicas

Otra forma efectiva de capturar a su audiencia local de televisión es enviar un comunicado de prensa a los medios y sitios web de la industria. Esto le ayuda a obtener cobertura de los medios y aumentar la exposición de su empresa y atraer personas a su evento . Los grandes medios de comunicación siempre están en busca de buenas historias. Por lo tanto, una buena manera de llamar la atención de un periodista es con un buen lanzamiento de los medios, y esto es lo que debe ofrecer su discurso:

· Fecha, hora y lugar de su lanzamiento.

· Detalles específicos y concisos de lo que su empresa tiene para ofrecer.

· La oportunidad de cobertura de medios exclusiva antes que cualquier otra compañía de medios.

· Incentivo para la compañía de medios como muestras gratuitas de productos para su audiencia.

5. Fuente para vendedores confiables

Lo último que desearía hacer en el día del evento en sí es estar luchando, buscando reemplazos cuando su globo o el vendedor de alimentos cancelen el último minuto. La mejor manera de evitar esto sería comparar proveedores y encontrar el más confiable y económico.

Si no tiene tiempo para buscar diferentes proveedores, use plataformas como Thunderquote para obtener 5 presupuestos gratuitos.

6. Sobre invitación

En términos de asistentes, casi siempre es imposible controlar o garantizar cuántas personas se presentarán. Como regla general, debe suponer que el 10-15% no vendrá, por lo que al hacer invitaciones, debe invitar en exceso para garantizar una buena asistencia . (por ejemplo, el número objetivo es 80 pero registra hasta 100)

7. Póngase en contacto y recuerde a los principales oradores y solicitantes de registro para garantizar la asistencia

Con el fin de garantizar una tasa de asistencia máxima y sin contratiempos, envíe un recordatorio por correo electrónico o llame a sus principales oradores y solicitantes de registro para recordarles su próximo evento para el que confirmaron su asistencia. También puede enviar un recordatorio a través del calendario de Google.

8. Contratar promotores de ventas enérgicos que tomen la iniciativa de involucrar efectivamente a los clientes.

Su objetivo principal del marketing de eventos es garantizar altas tasas de conversión de los clientes al uso del producto o servicio de su empresa. Y el marketing de eventos es especialmente útil para la conversión porque interactúa con los consumidores mientras están en una posición participativa y voluntaria. Al hacer una buena presentación de ventas y generar una impresión favorable y duradera de la marca de su empresa en su público objetivo, puede asegurar de manera segura la conversión y, lo más importante, la retención .

10 pasos para comenzar con la planificación de eventos

1. Desarrollar meta y objetivos del evento

El primer paso es establecer una meta y objetivos tangibles. (por ejemplo, ¿ por qué está organizando este evento y qué espera lograr?)

2. Organiza un equipo

Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto del equipo para manejar todos los detalles. Considere la posibilidad de identificar un administrador de eventos o presidente de eventos clave, así como los presidentes individuales para los subcomités, tales como:

• gestión de locales;
• altavoces;
• entretenimiento;
• publicidad;
• patrocinadores;
• gestión de voluntarios

3. Establecer una fecha

Es posible que la fecha ya esté preestablecida para un evento recurrente, pero si se trata de un evento nuevo, asegúrese de considerar lo siguiente antes de confirmar su fecha:

• Date tiempo suficiente! Idealmente, debe tener de 4 a 6 meses para planificar (dependiendo de la naturaleza de su evento)
• Esté al tanto de las fiestas estatutarias y religiosas
• Evite los períodos de vacaciones escolares (por ejemplo, vacaciones de invierno, primavera y verano)
• Verifique las fechas con los participantes clave, por ejemplo, oradores, presentadores, invitados VIP, etc.

4. Marca tu evento

Si desea que su evento se destaque, debe elegir un tema oportuno y convincente que lo diferencie de su competencia. Esto significa que debe crear un tema general dinámico y debe tener mucho cuidado con el nombre real, ya que puede ser un elemento clave para atraer la atención, especialmente en los medios en línea.

• Nombres de lluvia de ideas: cuando esté haciendo una lluvia de ideas sobre el nombre del evento, piense en: ¿en qué se diferencia su evento de otros eventos en su sector? ¿Qué espera transmitir a través de este evento?
• Cree un lema: una vez que haya encontrado un nombre, también intente crear un lema: un eslogan de marca breve y memorable que describa el evento.
• Diseñe un logotipo: el paso final será crear un logotipo para representar su evento. Un logotipo puede ser una herramienta de marca efectiva, ya que ofrece un reconocimiento inmediato de su evento en todos sus artículos publicitarios y promocionales (por ejemplo, camisetas, botellas de agua, bolsos, etc.)

5. Crear un plan maestro:

Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento, incluidos:

• Gestión de locales, logística y restauración (contratos, permisos, seguros, etc.)
• Ponentes / presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
• Actividades / entretenimiento
• Publicidad / promoción (en línea y fuera de línea, por ejemplo: página web y promoción en línea; calendarios de eventos; programas impresos; relaciones con los medios; señalización; redes sociales, etc.)
• Registro (registro en línea, pago y seguimiento; registro en el sitio, etc.)
• Patrocinador / gestión de socios
• Gestión de voluntarios

6. Determinar procesos administrativos

En otras palabras, ¿cómo va a realizar un seguimiento de su planificación, registro, presupuesto, listas de invitados y oradores, etc.?

Si es cliente de Wild Apricot Membership Management, puede crear un evento de manera rápida y sencilla y administrar su registro a través de nuestro sistema de administración de eventos en línea.

Si su sitio web o base de datos de membresía no funciona con Wild Apricot, es posible que desee determinar cómo organizar mejor y rastrear toda la información de su evento. Puede revisar las herramientas de software de gestión de eventos a través de un directorio

7. Identificar y establecer asociaciones y patrocinadores

¿Hay organizaciones con las que podría asociarse o solicitar patrocinios para sufragar los costos y aumentar la participación potencial? Cuando involucra a otras personas o grupos en su evento, tienen interés en ayudar a correr la voz y hacer que el evento sea un éxito.

Es posible que desee considerar:

• Buscando patrocinadores corporativos para financiar una parte del evento. Esto puede abarcar desde organizaciones nacionales que quieran patrocinar una cena, ofrecer un premio en la puerta o un artículo clave de una subasta silenciosa, hasta empresas locales que podrían proporcionar bienes o servicios, como flores para las mesas, artículos para bolsas de regalo, etc. .
• Asociarse con organizaciones comunitarias que podrían ofrecer un lugar y / o asistencia para organizar o organizar un evento

8. Crear un plan de publicidad

Incluso con la línea de altavoces o entretenimiento más sorprendente, necesita publicidad para atraer a la gente. La promoción del evento comienza con el aviso inicial o la página en su sitio web, una nota en su boletín o correo electrónico para guardar la fecha, y luego se construye para incluir publicidad en línea y fuera de línea, relaciones con los medios y divulgación continua para alentar el registro. Y ningún plan está completo sin los agradecimientos posteriores al evento, los reconocimientos del patrocinador y los artículos sobre los mensajes clave del evento o el éxito de la recaudación de fondos.

9. Establecer un presupuesto

Su presupuesto debe incorporar estimaciones para todos los elementos clave identificados en su Plan maestro de eventos. No olvide incluir los costos de viaje o alojamiento para oradores, presentadores, etc.

10. Determinar el proceso de evaluación

¿Cómo determinará si su evento es un éxito? ¿Mide el éxito por el número de inscriptos o asistentes o depende de que llegue a un punto de equilibrio o aumente una cantidad objetivo en donaciones?

Cuando establezca las metas y objetivos iniciales del evento, también debe considerar cómo evaluará el evento para determinar su éxito. Si está utilizando un paquete de software de administración de membresía, como Wild Apricot’s, puede rastrear fácilmente los números de registro y las tarifas. Pero, si su evento involucra el seguimiento, por ejemplo, una subasta silenciosa, entonces deberá implementar algunos procesos para identificar los productos ofrecidos en especie y los fondos recaudados en el evento.

Del mismo modo, si el objetivo de su evento es aumentar la conciencia, tendrá que comparar y recopilar datos sobre actividades / menciones en las redes sociales en línea, etc. y publicidad fuera de línea, de nuevo en función de sus objetivos iniciales

obtener más consejos del evento Madhyama,

Evento Comon Kerala,

evento en Sharjah

evento en Dubai

Ya sea que esté organizando una conferencia profesional o un festival de música, los principios de una buena organización de eventos siguen siendo los mismos.

Aunque puede parecer una tarea abrumadora, siempre y cuando cumpla con algunos principios básicos, no hay razón para que su evento no sea un éxito rotundo.

Desglosaré el proceso de organizar un evento en 10 simples pasos.

Definir objetivos y crear metas

¿Por qué organizas un evento? ¿Es para generar ingresos o para recaudar fondos? ¿Es para compartir información o impartir aprendizaje? ¿Es para lanzar un nuevo producto o servicio? ¿O tal vez quieres que tu evento haga más de una cosa a la vez? Cualesquiera que sean sus razones, asegúrese de destilar sus objetivos en una breve declaración de misión. Esto te ayudará a mantenerte enfocado en el panorama general si / cuando las cosas se complican.

Con sus objetivos generales definidos, cree una lista de algunos objetivos más específicos. Por ejemplo: generar £ 4000, aparecer en una revista de la industria, ganar 500 nuevos seguidores en las redes sociales o crear entusiasmo en torno a su última oferta.

Sugerencia: cuando sea posible, utilice métricas cuantificables para tener un marco concreto con el cual medir el éxito de su evento.

Rodéate de buenas personas

A menos que esté planeando hacer todo usted mismo, es mejor que reúna a un equipo diverso de personas con diferentes habilidades. Si bien demasiados cocineros pueden estropear el caldo, muchas manos (hábiles) harán un trabajo ligero, y recuerden, un problema compartido es un problema reducido a la mitad.

Para evitar problemas, asegúrese de que a todos se les asignen roles y deberes claros, y que abra fuertes líneas de comunicación con todos (ya sea stand-ups diarios, un chat grupal o reuniones semanales).

Sugerencia: Si está pensando en contratar un equipo o personal adicional para eventos, es mejor recurrir a una agencia de personal externa acreditada: Craigslist y Gumtree pueden ser buenos para estanterías de segunda mano, pero, con muy pocas políticas de investigación, sus reputaciones como agencias de personal son cuestionables.

Establecer un presupuesto

Antes de planificar cualquier cosa, asegúrese de contar con un presupuesto integral; esto debe incluir todos los gastos posibles, fuentes de ingresos, patrocinadores y gastos de contingencia. La falta de presupuesto hace que sea mucho más probable que gaste de más en un área (por ejemplo, pagando la banda) a expensas de otra (la restauración, por ejemplo). Un buen presupuesto asegura que su estrategia sea factible y económica.

Sugerencias: Busque formas de mantener bajos los costos. ¿Puedes conseguir voluntarios para trabajar gratis? ¿El lugar es rentable? ¿Conoces a un buen fotógrafo aficionado?

Vea el resto de mis consejos en un artículo que escribí recientemente:

Cómo ejecutar un evento exitoso: una guía paso a paso

Organizar un evento es realmente una tarea abrumadora. A veces puede confundirse mientras realiza diferentes tareas a la vez, por lo que debe intentar avanzar paso a paso para evitar errores y hacer que el evento sea exitoso. Estos son los pasos que puede seguir al organizar la tarea:

1. Establezca objetivos: en primer lugar, cuando planifique un evento, se deben establecer todos sus objetivos; relacionado con su presupuesto, propósito y el lema del evento debe ser claro; Puede ser financiero, social o personal. Finalice la idea y el concepto en el que se basará su evento.

2. Audiencia: piense en la parte más importante del evento que es la audiencia. Determine quién será su audiencia, ya que es lo más importante mientras busca socios y patrocinadores para su evento.

3. Orador: después de analizar los puntos anteriores, decidir sobre el requisito del orador también es una parte necesaria del evento. Piense si su evento requiere un orador, el orador realiza una parte importante para que un evento sea exitoso. Puede aumentar las posibilidades de que su evento sea exitoso al traer algunos oradores invitados a su evento relacionados con su nicho. Puede buscar oficinas de oradores (como JLA, oradores de Washington, etc.) para buscar oradores relacionados con su nicho.

4. Lugar: busque el lugar más adecuado y las fechas para su evento. Intente buscar un lugar donde sea posible una estrecha colaboración de los asistentes.

5. Marketing: verifique varias formas de promocionar su evento. También puede buscar voluntarios y promotores que puedan promocionar su evento. No olvides promocionarlo en las redes sociales ya que tiene el máximo alcance.

Después de finalizar todo, puede enviar mensajes a las personas, publicar folletos, publicar anuncios para que sea popular entre el público para que cada vez más puedan conocer el evento. Estos son los pasos que puede seguir para que su éxito sea aún mayor. ¡La mejor de las suertes!

Esta simple pregunta requiere una respuesta realmente compleja.

Tener la actitud correcta

En resumen, sé un hacedor. Debe hacer las cosas y asegurarse de que su cliente obtenga lo que espera. Tenga un plan para cualquier emergencia y experimente. Eres el comandante Shepard de tu evento.
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Planifica TODO

No hay otra forma de decirlo, debes preocuparte por todo. Proceso de registro (información, fechas, precios, mostrador de recepción), el lugar y las imágenes, conexión a Internet, catering, marketing, branding, horario, flujo de multitudes, sistemas de sonido, logística. Y eso es solo una parte de eso.
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Hacer que la gente quiera asistir

Hay muchas estrategias de marketing y, como dije muchas veces, mi favorita es que tu orador promueva tu evento por ti. Es realmente una gran sinergia, ya que ambos quieren atraer a los asistentes y tienen el público objetivo correcto que los sigue. Solo necesita darles algún incentivo. Siento que hay poca necesidad de volver a escribir lo mismo, así que solo vincularé nuestra guía sobre promoción de eventos . Hacer que los oradores promuevan su evento es una de las técnicas descritas en el artículo, en caso de que no tenga ganas de leerlo todo, ¡aunque vale la pena!

¿Tienes un evento próximo y no sabes cómo organizarlo para que sea exitoso? ¡Deja que te ayude!

· Etapa 1

– Indique los objetivos y presupuesto de su evento

– Confirmar el lugar del evento

– Considere un patrocinio , si necesita fondos adicionales para su evento

· Etapa 2

– Marketing de eventos , para ayudarlo a conectarse con sus clientes cara a cara

– Instale aplicaciones de eventos , para facilitar su trabajo de planificación

· Etapa 3

– Contratar un evento fotógrafos y camarógrafos , con fines de marketing en el futuro

– Alquilar un fotomatón . ¡Esto siempre agrada a los invitados a llevar a casa una foto de sí mismos con sus amigos o familiares!

· Etapa 4

– Crea una cronología de logística de eventos

· Etapa 5

– Encuentra la buena mano de obra y operaciones del evento

· Etapa 6

– ¡ No te olvides del marketing posterior al evento (gestión de redes sociales, marketing por correo electrónico)!

¡Con todo eso, su evento solo puede ser exitoso! 🙂

¿Por qué solo los gerentes de eventos “Jugaadu” tienen éxito?

“Una puntada a tiempo ahorra nueve” : cuando resuelve el problema de inmediato, puede ahorrar esfuerzos innecesarios.

La palabra “Jugaad” significa un parche rápido para cualquier problema o problemas, a pocos les gusta llamarlo como un “atajo”.

Surgió de la India y ahora es popular en todo el mundo pero con diferentes nombres : los brasileños lo llaman gambiarra; los chinos, zizhu chuangxin; y los kenianos, jua kali, etc. Con la reducción de la economía, el enfoque de “Jugaad” está obteniendo mejores respuestas, especialmente de los países que tienen una economía de mayor crecimiento.

Siempre hay una salida para encontrar cualquier problema , posiblemente los enfoques pueden ser diferentes.

Por ejemplo, 3 + 2 también es 5 y 4 + 1 también es 5.

No hay un programa de aprendizaje o capacitación registrada para ser un Jugaadian, esto es algo que se nutre con el tiempo al observar y seguir sus instintos con una combinación de inteligencia.

Ser Jugaadianos desde la Perspectiva del Evento

La industria de eventos es enorme y administrar un evento es una gran tarea. Prepararse para los cambios de último momento y resolver problemas inesperados en el evento no es una elección del administrador del evento sino un protocolo.

A continuación se mencionan algunas características que debe cumplir para estar al borde de los gerentes de eventos exitosos.

Principios de “Jugaad”

1) Buscar oportunidades en la adversidad

Hay una cita famosa “de la adversidad viene la oportunidad”. Hacer tapping en condiciones favorables no siempre va a suceder en los eventos. A veces, capitalizar la situación dada es la solución ideal. Por ejemplo, debe realizar un evento en un terreno con baches profundos, entonces probablemente pueda usar el bache a su favor, tal vez creando una fuente a su alrededor o una zona de fumadores para los asistentes o incluso una fogata alrededor eso.

2) Haz más con menos

El presupuesto reducido y el cumplimiento de las expectativas del cliente sin comprometer a menudo es un escenario en tal situación, adaptarse a un enfoque frugal como reemplazar un cartel o pancarta con señalización digital que se puede reutilizar nuevamente es más preferible que asarse con sus recursos limitados. También existe la posibilidad de que no está utilizando los recursos por completo, al usarlo profundamente puede optimizar el recurso y puede hacer más con menos.

3) Piensa y actúa con flexibilidad

Para salirte con Jugaads, debes ser proactivo que reactivo. Es como una ronda de fuego rápido: espontánea e ingeniosa. Durante los eventos al aire libre, si la lluvia no es parte de su plan de respaldo, proporcione cobertizos temporales a los huéspedes donde se acomoden rápidamente y se jacten del clima con la copa de champán. Si el evento es a pequeña escala, entonces tocar y torcer una carpa plegable puede ser su “Jugaad” anti-lluvia.

4) Mantenlo simple

El trabajo de Jugaad no exige un alto arreglo técnico, sino un diseño simple para el tiempo que cumple con el propósito. Por ejemplo, en un evento, si mostrar todo el producto manualmente al mismo tiempo es un problema, puede usar un soporte giratorio. Esto debería ahorrarle el dinero gastado en la contratación de otro puesto, al mismo tiempo es fácil mostrar los artículos.

5) Toque los márgenes de la sociedad

Los trucos de Jugaadu hasta ahora se aplicaron solo a nivel doméstico o inferior, pero los emprendedores innovadores de Jugaad tienen una perspectiva amplia al respecto. Lo lograron como una idea comercial convencional. Para ejecutarlos, es necesario que comprenda las necesidades de los clientes e identifique las perspectivas del producto desde el punto de vista del cliente. Por ejemplo, una bicicleta unida a una silla de ruedas podría ser un gran valor para dar un paseo en el parque a alguien con discapacidades físicas o una persona mayor.

6) Finalmente sigue a tu corazón

Por una buena razón, estamos dotados de un corazón que no solo se refrena a la anatomía de nuestro cuerpo, sino que se refiere a nuestra inteligencia emocional e instinto básico. Los innovadores de Jugaad tienen que tomar decisiones que antes no se basaban en la investigación, sino en lo que sus clientes sienten sobre el producto o sus ideas.

Los innovadores de Jugaad son Thomas Edison y Nikola Tesla de hoy, sus ideas pueden cambiar las reglas del juego, donde los empresarios pueden revivir la economía apretada al convertir sus ideas en modelos de negocios.

¡Háganos saber qué “Jugaad” sabe que representa lo mejor!

Gracias por leer. . .

Leí este artículo en Eventaa.com. Por favor, visítelo para conocer más sobre una industria de eventos.

Durante la última década, la industria de servicios ha visto un repentino aumento de eventos como industria. Esta deriva positiva para la demanda de eventos condujo a la creación de muchos organizadores de eventos y, por lo tanto, ha glorificado el mundo de la gestión de eventos.

Las personas asisten a varios eventos y disfrutan de su tiempo haciéndolo. Pero es el gerente del evento quien se asegura de que los asistentes tengan un tiempo de gala en el evento y tengan todo a pedido según lo requieran los asistentes. Para asegurarse de que todo esté a tiempo y en su lugar, el administrador de eventos debe tirar de ciertos hilos combinados con sus cualidades y habilidades como administrador de eventos.

Para algunas personas, estas cualidades y habilidades pueden ser innatas y un regalo de la naturaleza, pero algunas solo las adquieren durante un período de tiempo y con un esfuerzo, junto con la experiencia.

Echemos un vistazo a algunas de estas cualidades fundamentales que son imprescindibles para ser un administrador de eventos exitoso.

1. Un buen comunicador

Un gerente de eventos siempre tiene que trabajar con un equipo de personas que tienen sus aportes personales para que el evento sea un éxito. Independientemente de los aportes personales de estos miembros del equipo, es el trabajo del administrador del evento dar instrucciones y supervisar a sus subordinados. Para realizar esta actividad, el administrador de eventos debe ser capaz de entregar pedidos claramente y debe poder escuchar las consultas y preocupaciones de sus subordinados. Esto es posible solo cuando el administrador de eventos tiene buenas habilidades interpersonales.

2. Energía en rollo

Los eventos son muy exigentes. Para cumplir con todos los requisitos del evento, el planificador debe estar listo para enfrentar desafíos con mucho entusiasmo y pasión. Hay un requisito de altos niveles de energía.

3. Doblar como Beckham

Los eventos son muy impredecibles ya que involucran a mucha gente. Podría haber cambios repentinos de planes, pero esto no debería empantanar al planificador. El administrador del evento tiene que ser eficiente en sus tratos ante un aumento tan repentino de una situación y debe ser capaz de pensar en pie. Por lo tanto, pidiendo flexibilidad.

4. Alimenta tu imaginación y creatividad

Para darle a su evento una ventaja diferente, el planificador debe pensar en sus conceptos creativamente. Estos conceptos deben ser frescos y originales. Se espera que el planificador presente ideas inusuales y sea innovador para mostrar su ingenio. Entonces, la creatividad es una cualidad muy integral de un buen organizador de eventos.

5. Mira como un halcón

Es necesario que un planificador de eventos analice las cosas minuciosamente y anticipe los pros y los contras de una situación al observarla en detalle. Este tipo de calidad evitaría que el evento se topara con desastres o situaciones de escasez. Por lo tanto, el planificador debe tener el “ojo de halcón”

6. Haz malabarismos mejor que un payaso

Como ya sabe, un evento es muy exigente y consta de varios aspectos que deben cumplirse por igual. Esto implica que necesita un planificador que pueda realizar múltiples tareas y realizar varios trabajos al mismo tiempo. Esto ahorrará tiempo, dinero y conducirá a un uso eficiente de los recursos disponibles.

7. Haz que sea tu pasión

Ahora, este punto pertenece a cualquier persona en general. Si amas lo que haces, nunca tendrás suficiente. Es absolutamente necesario ser un apasionado de ser un administrador de eventos para poder ser exitoso. Hay muchos por ahí tratando de hacerlo grande, pero se saltan los valores más pequeños como amar tu trabajo. Cuanto más lo amas, más subes en la escalera del éxito.

8. Sé el líder que nadie ha visto

Un equipo siempre necesita un líder para guiarlos y motivarlos hacia el objetivo final. Un evento nunca pasa sin tener equipos, por lo que el liderazgo es una de las cualidades más importantes que un administrador de eventos “necesita” para poder navegar su grupo hasta el final y hacer que el evento sea un éxito rotundo.

9. La armonía es la clave del éxito aquí.

Un evento tiene que ser coreografiado armoniosamente. Para la sincronización armoniosa, es muy importante hacer un plan perfectamente organizado junto con planes de contingencia, de modo que si un plan falla, el gerente está listo con otro. Tal ejecución perfecta necesita excelentes habilidades de organización.

10. Sé un Gizmo Geek

La tecnología ha cambiado la faz de los acontecimientos. Es muy raro encontrar a una persona de la actualidad que desconozca el uso y las funciones de la tecnología. Por lo tanto, para mantener el ritmo, un buen organizador de eventos tiene que estar bien versado en el uso de la tecnología que finalmente lo ayudará a crear un evento más grande, mejor y diverso. Sin mencionar que ahorrará mucho tiempo, energía y dinero.

Todas las cualidades mencionadas son imprescindibles y determinan qué tan bueno puede ser un planificador en su trabajo. Estas cualidades son de gran valor y son un énfasis para una mejor planificación de eventos.

Este blog te ayudará con tu pregunta aún más.

Hola,

Cuando hacemos eventos, organizarlo es lo más importante. En estos días ocupados, las personas no tienen mucho tiempo para cuidar sus eventos, por eso se están acercando a los organizadores del evento.

Si va a encargarse de cualquier evento o se le acerca a uno para organizar sus eventos, primero debe hacer un plan limpio sobre lo que va a hacer allí. Primero debe elegir un buen lugar y decoradores. La apariencia es lo más importante para los eventos. A continuación, debe seleccionar los buenos servicios de catering para un buen evento, también se requiere buena comida. Y también tienes que elegir una buena parte de entretenimiento basada en el evento, como para los cumpleaños, es diferente para las bodas, algo diferente que debes tener como cuidado.

Y finalmente, la selección de fotógrafos debe ser cuidadosa al respecto, porque las fotos son recuerdos dulces, por lo que definitivamente necesitan buenos fotógrafos. Puede encontrar todo esto en compañías de gestión de eventos.

Hay tantas empresas organizadoras de eventos. Puede encontrar los buenos servicios de estos enlaces Empresas de gestión de eventos en hyderabad y Empresas de gestión de eventos en hyderabad. Haga clic en los que definitivamente encontrará buenos resultados.

Recientemente, alguien me preguntó cómo debería organizar un evento. Así que anoté una lista rápida de las cosas que hago para planificar mis propios eventos y asegurarme de que mis asistentes se vayan felices a casa, y también obtengo un ROI decente.

Estas son las cosas más comunes que hago cada vez que tengo que organizar un evento:

• Temas : haga una lluvia de ideas sobre temas, temas para el evento y el segmento de asistentes que me gusta llevar al evento.
• Altavoces : piense en todos los altavoces que me gustaría tener a bordo.
• Lugar : haga una lista rápida de lugares y ciudades donde organizar el evento.
• Presupuesto : establece un presupuesto. Y expectativas de ganancias, si las hay.
• Patrocinadores : haga una lista de las perspectivas de patrocinio para dicho evento.
• Entradas : precios de las entradas.
• Campaña previa al evento : una vez hecho todo esto, llevaré a cabo una campaña previa al evento entre un pequeño grupo de posibles asistentes preguntándoles si desean unirse a tal evento con tales y otros temas.
• Lanzamiento a los oradores : si la mayoría de los prospectos asiente con la cabeza, sí, y llega a un terreno común sobre un tema / tema, seguiría adelante y comenzaría a hablar con los oradores. También puede obtener ayuda de sitios como oradoresmatch.com etc.
• Sitio web del evento y convocatoria de ponencias : luego estableceré un sitio web para la convocatoria de ponencias utilizando plataformas de gestión abstracta como Dryfta para que los oradores envíen sus ponencias para su revisión. Mi equipo y yo revisaremos los documentos y aceptaremos y rechazaremos en consecuencia.
• Mientras el equipo revisa los documentos de los oradores, me enfocaré en seleccionar un lugar apropiado mientras me aseguro de que no exceda mi presupuesto.
• Comida – Prepare la lista de alimentos. Una mezcla de comida local y exótica funciona de maravilla. Póngase en contacto con vendedores y proveedores de comida. Para buscar proveedores, use uno de los muchos directorios / sitios que enumeran estos servicios. Pídales que envíen cotizaciones.
• Alojamiento : si todos mis asistentes son de áreas cercanas, no tendría que preocuparme por el alojamiento. Pero si se trata de una conferencia grande, también necesito asegurar algunas reservas de hotel con anticipación.
• Lanzamiento de patrocinadores : comience a comercializar mi evento a los patrocinadores. Intentaría comercializar mi evento realmente duro para poder asegurar tantos fondos de patrocinio como pueda. También intentará obtener ayuda de sitios como sponsorsearch.com
• Una vez que se revisen los documentos de los oradores, los aceptados serán notificados mediante la plataforma y haremos un acuerdo final con los oradores seleccionados.
• Venta de entradas : inicie la venta de entradas, también una lista de oradores, agenda de eventos y otros detalles. Enviar invitaciones por correo electrónico a posibles clientes.
• Sitio web de eventos de autoservicio : utilizaré una plataforma de eventos como Dryfta que puede permitir a los asistentes administrar sus boletos, programar un programa personal, ver los perfiles de otros asistentes, recopilar clientes potenciales y todas esas herramientas de autoservicio. Dichas plataformas facilitan que los organizadores se concentren en cosas más importantes como la hospitalidad de los asistentes, y si las sesiones progresan según el horario, etc.
• Finalice las cotizaciones de los proveedores : mientras las ventas de boletos están en curso, volveré a las cotizaciones que he recibido de los proveedores y finalizaré las mejores bajo mi presupuesto, después de un minucioso proceso de revisión.
• Aplicación del evento : inicie la aplicación móvil para el evento para que los asistentes puedan participar bien y fácilmente. Dado que la plataforma de eventos Dryfta ya viene con una aplicación nativa, y ya la estoy usando para administrar el sitio web de mi evento, los envíos de resúmenes y la emisión de boletos, usaré la aplicación móvil Dryfta para mantener todos los datos sincronizados en todos los dispositivos.
• En el día del programa, no quisiera cansarme, para mantener la cabeza fría y ayudar a los asistentes a prosperar y aprovechar al máximo su tiempo y dinero, por lo tanto, haré que mi equipo haga todo el trabajo utilizando mis habilidades de delegación.

Finalmente, usaré la plataforma de eventos Dryfta para medir el éxito de mi evento y el ROI utilizando la combinación de éxito de los asistentes, éxito del patrocinador, éxito de marketing.

Hola amigo

¿Qué es la gestión de eventos?

La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos para la creación y el desarrollo de eventos a gran escala como festivales, conferencias, ceremonias, fiestas formales, conciertos o convenciones. Implica estudiar la marca, identificar el público objetivo, diseñar el concepto del evento, planificar la logística y coordinar los aspectos técnicos antes de lanzar el evento.

Necesidad de gestión de eventos

El negocio de gestión de eventos ha estado en tendencia durante los últimos años. Hoy en día las personas son más abejas en línea y, por lo tanto, para iniciar un negocio de gestión de eventos, ¡el mejor script de gestión de eventos es obligatorio!

Instalar / Descargar Joomla! CMS a su sistema e instale su script de gestión de eventos a través del administrador de extensiones de Joomla! Obtendrás lo siguiente,

con características ejemplares como,

• Cree y administre (agregue, edite, elimine, publique y no publique) categorías, subcategorías, lugares y eventos ilimitados.
• Personalice los formularios de reserva con el potente sistema de campos personalizados.
• Generar cupones de descuento.
• Configurar permisos (acceso de visualización de eventos, acceso de reserva de eventos, …)
• Personalizar correos electrónicos de notificación
• Personaliza la factura en PDF.
• Configurar complementos de pago.
• Configurar la cantidad de impuestos.
• Gestionar reservas.
• Enviar recordatorio o contactar a los asistentes a través de la función de correo masivo.
• Gestionar solicitudes de retiro [beta]
• Libro de eventos. Gestionar reservas.
• Cree y administre (agregue, edite, elimine, publique y no publique) lugares y eventos ilimitados.
• Gestionar asistentes al evento.
• Clasifica tus eventos
• Creación de espacios
• Crear eventos únicos o recurrentes
• Personalizar campos de formulario de reserva
• Lista de espera Reservas
• Personalizar mensajes de notificación por correo electrónico
• Integración de pago
• Descuentos y cupones
• Más de 10 diseños de menú realmente flexibles
• Módulos y complementos
• Integración de Google Maps
• Diseño de respuesta. Admite Bootstrap 2 y 3.
• Depósitos o pagos parciales. Por lo tanto, el asistente no quiere pagar el monto total del anuncio que puede pagar parcialmente según su configuración y pagar el saldo directamente en el lugar.
• Exportación de reservas a CSV con un clic
• Invita a tus amigos a asistir al evento
• Opciones de intercambio social
• Soporte multilingue
• ¡Re-Captcha y mucho más!

Saludos 🙂

Aqui hay algunas ideas:

1. Ofrezca oportunidades creativas de patrocinio: muchos patrocinadores notan que es difícil encontrar oportunidades de patrocinio que se ajusten a su presupuesto y tengan resultados concretos. Ayúdelos ofreciendo una variedad de oportunidades más allá de los paquetes de oro y platino. Echa un vistazo a las bolsas de regalo digitales como una opción.
2. Marketing de influencia: identifica a las personas en tu espacio con grandes redes y haz que participen. Más consejos sobre marketing de influencers para #eventprofs aquí.
3. Aprenda de los profesionales: consulte esta lista de libros de lectura obligada para profesionales de eventos.
4. Establecer alianzas: ¡colabora! Ya sea que esté compartiendo listas de correo electrónico o materiales de marketing, amplíe su alcance aprovechando las redes más allá de la suya.
5. Cree contenido excelente: el contenido es clave para aumentar la asistencia. Investigue en torno a los altavoces para asegurarse de tener una excelente combinación. Entonces corre la voz como loco! Más consejos aquí.
6. Sea transparente con la demografía de su audiencia: sea ​​honesto. Los patrocinadores quieren saber quién asistirá para saber si les conviene. Si empuja los números aquí y se van con pocos leads calificados, se verá como una pérdida. Brinde información clara y honesta sobre quién asistirá al evento para ayudar a los patrocinadores más relevantes a participar.

Obtenga más información sobre cómo crear un evento exitoso en un artículo reciente, “8 formas garantizadas de aprovechar al máximo su evento”.

Formulando una idea

La idea es un reflejo de los objetivos y el efecto que los gerentes de eventos siempre desean lograr. Incluso el evento más simple debería tener su propia idea. Su idea de evento debe responder a la pregunta principal: “¿Por qué?”

Sin embargo, no confunda el tema del evento con su idea. ¿Recuerdas haber aprendido la diferencia entre el “tema” y el “tema” de una historia? El tema, o en este caso, el sujeto, es solo una categoría. El tema, o idea, por otro lado, es el mensaje o propósito expresado dentro de esta categoría.

Establecer relevancia

No olvides vincular tu tema y tema a la relevancia de tu audiencia . Su cliente debe dirigirlo sobre la relevancia del evento, pero también puede tener sus propias ideas sobre temas adecuados.

Quizás tu próximo evento sea una fiesta de empresa. En lugar de sacar conclusiones precipitadas, investigue. Determine qué sería más relevante para los empleados y la misión de la empresa.

Compromiso de construcción

No produzca un evento que estimule a los asistentes a sacar sus teléfonos o iniciar una conversación paralela. Organizar un evento interactivo que incite a la participación permitirá que su evento supere todas las expectativas. El compromiso es muy importante porque los eventos son experiencias basadas en personas.

La interactividad es la clave del éxito de cualquier evento moderno. La atención de los participantes se disipa rápidamente si no tienen la oportunidad de influir en el curso de los eventos. Use herramientas como encuestas interactivas, actividades de redes, cuestionarios y otros.

Underpromise & Overachieve

Cuanto menos esperen los invitados, más les gustará lo que reciben. Imagina la situación: estás organizando un 25 aniversario de boda. Su cliente puede esperar que organice una simple ceremonia de felicitación en un restaurante, aperitivos y postres equipados, por supuesto.

Espero que esto tenga sentido!

Asegúrese de leer más aquí: una guía para gerentes de eventos: planificación del evento perfecto

¡Buena suerte!

Obviamente, cuanto más tiempo de preparación tenga, mejor.
No estoy seguro de qué tipo de eventos está preguntando, así que aquí están mis recomendaciones generales.
Al decidir la fecha, verifique los conflictos en los calendarios de la ciudad y su área de interés particular. Si está “reinventando la rueda”, considere asociarse con una empresa compatible que ya tenga un buen sistema. Asista a un evento similar para ideas. ¿Está otorgando un premio o realmente espera tener una celebridad para promover? Asegúrese de que esas personas estén disponibles. Reuniría un comité honorario en lugar de depender de los miembros de la junta si usted es parte de una junta. No cuente con promesas, si no tiene el dinero para pagar a sus ayudantes, asegúrese de que haya una motivación incorporada para que puedan cumplir. ¿Tienes una gran presencia en las redes sociales? Si no encuentra a alguien que lo haga. Debe hacer de este evento una visita obligada para su público objetivo. Las imágenes realmente ayudan, así que reúna cualquier foto o video de eventos pasados. Si tiene derechos de uso, envíe enlaces a los medios de comunicación apropiados. Sus propios amigos pueden escribir publicaciones de blog o agregar a sus listas de eventos.
Cuando trate con periodistas, asegúrese de saber quién estaría interesado en su evento. Lo más probable es que no salgan y se cubran, pero podrían incorporar su video en una historia antes de su evento. Ahora que es un gran PR gratis.
Consulte a los agregadores de eventos locales como eVite o MeetUp. Reúna una gran lista de correo electrónico e invite a estas personas. Recuerde que una tasa de respuesta del 10% se considera buena.
Es genial cuando puede incorporar algo de bondad, como una parte de los ingresos que se destinan a alguna organización sin fines de lucro u obtener una designación 501c3 suponiendo que está recaudando fondos para una buena causa. Las corporaciones y otros bolsillos profundos le darán dinero o donaciones en especie y / o publicidad ya que su nombre está involucrado. Hablando de, si corresponde, agregue en una subasta. Más cuerpos, más publicidad, especialmente si obtienes algunas cosas buenas que puedes publicitar.

Organizar un evento no es una tarea fácil. Una buena respuesta de las personas al evento es sin duda la señal del éxito. Sin embargo, hay ciertas cosas para considerar organizar un evento exitoso:

Listado de la audiencia objetivo:

Al organizar un evento, conozca a su público objetivo al que desea enviar invitaciones y organícelo en consecuencia. Una vez hecho esto, el día del evento haga una entrada completa de cada asistente que ingrese al evento. Esto te ayudará a enviarles invitaciones para el próximo evento.

Reúna al equipo profesional de voluntarios:

Para que un evento sea exitoso, es importante contratar un equipo profesional de voluntarios que puedan manejar a los asistentes y otros elementos esenciales del evento para finalizarlo sin problemas.

Instalación de unidades portátiles:

Desde inodoros portátiles, cercas temporales hasta estaciones de lavado, es importante instalar tales unidades durante los eventos. Permite mantener la propiedad limpia y las personas bajo un área segura. Si está buscando cercas temporales o baños premium portátiles para el evento, Event Factory Rentals es la compañía adecuada para el servicio.